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Die Bauvorlagen müssen von einer Entwurfsverfasserin/einem Entwurfsverfasser, welche/r bauvorlageberechtigt ist, durch Unterschrift anerkannt sein. Der Nachweis der Bauvorlageberechtigung kann beispielsweise durch Kammerstempel, Angabe der Mitgliedsnummer oder Kopie der Mitgliedsurkunde erfolgen. Für juristische Personen des öffentlichen Rechts und Unternehmen muss die bauvorlageberechtigte Person unterzeichnen, unter deren Leitung die Bauvorlagen gefertigt wurden. Aktuelle Listen über bauvorlageberechtigte Architekten und Bauingenieure werden bei den Kammern (Architekten - oder Ingenieurkammer) geführt. 

Die Bauvorlagen sind in einfacher Ausfertigung erforderlich.

Zur Verfahrensbeschleunigung, Papiereinsparung und besseren Archivierbarkeit bitten der Kreis Coesfeld und die neun Städte und Gemeinden, für welche der Kreis Coesfeld untere Bauaufsichtsbehörde ist, wegen der Regelung des § 63 Abs. 3 Satz 2 BauO NRW (Prüfgelegenheit der Bauaufsichtsbehörde) darum, dass die Freistellungsunterlagen in gleichen Umfang und Inhalt sowohl in Papierfassung als auch digital im pdf-Format eingereicht werden.

Die Übermittlung erfolgt an die (jeweils einschlägige) folgende E-Mail-Adresse:

• Ascheberg: baufreistellungen@ascheberg.de
• Billerbeck: bauen@billerbeck.de
• Havixbeck: freistellung@havixbeck.de
• Nottuln: baufreistellungen@nottuln.de
• Lüdinghausen: genehmigungsfreistellung@stadt-luedinghausen.de
• Olfen: baufreistellungen@olfen.de
• Nordkirchen: baufreistellungen@nordkirchen.de
• Rosendahl: baufreistellungen@rosendahl.de
• Senden: baufreistellungen@senden-westfalen.de

Soweit dies nicht möglich sein sollte, wird darum gebeten, dass die Unterlagen das Blattformat DIN a3 nicht überschreiten.

Soll das Vorhaben im Falle der Erklärung der Gemeinde, dass ein Baugenehmigungsverfahren durchgeführt werden soll, als Bauantrag weiterbehandelt werden, sind die Bauvorlagen in mind. 3-facher Ausfertigung erforderlich.

• Antragsformular
  Bitte verwenden Sie nur den amtlichen Vordruck "Vorlage in der Genehmigungsfreistellung". Hierbei handelt es sich um ein ausfüllbares pdf-Formular, das vom Bauherr/in und Entwurfsverfasser/in (soweit erforderlich) unterzeichnet werden muss. 
  Die mit dem Vordruck einzureichenden Bauvorlagen sind in einfacher Ausfertigung beizufügen. Im Vordruck muss erklärt werden, ob im Falle der Erklärung der Gemeinde, dass ein Baugenehmigungsverfahren durchgeführt werden soll, die Freistellungsvorlage als Bauantrag behandelt werden soll. In diesem Fall müssen alle Bauvorlagen mind. in 3-facher Ausfertigung eingereicht werden.

• Baubeschreibung (s. Downloadformular oder Online-Antragsassistent unter "Formulare")

• Lageplan
  Der Lageplan enthält u.a. eine zeichnerische Darstellung des Bauvorhabens im Zusammenhang mit seiner Lage, seiner Umgebung und Situation. Er muss auf der Grundlage eines Auszuges aus dem Liegenskataster erstellt werden, der nicht älter als 6 Monate sein darf. Dabei ist ein Maßstab von mindestens 1:500 zu verwenden. Informationen zur Beantragung der Liegenschaftskarte finden Sie hier: Auszug aus der Liegenschaftskarte

  Ein "amtlicher Lageplan" (angefertigt vom Katasteramt oder einer öffentlich bestellten Vermessungsingenieurin / einem öffentlich bestellten Vermessungsingenieur) ist erforderlich, wenn die Grundstücksgrenzen nicht festgestellt oder Koordinaten nicht ermittelt werden können, Grenzüberbauungen vorliegen oder Flächen angrenzender Grundstücke von Baulasten zugunsten des Baugrundstücks betroffen sind. Informationen zum amtlichen Lageplan finden Sie hier: Amtlicher Lageplan

• Bauzeichnungen
  Für die Bauzeichnungen (Grundrisse, Schnitte und Ansichten) ist der Maßstab 1:100 zu verwenden.

• Nachweise über die Einhaltung der Bebauungsplanfestsetzungen
  Hiermit ist nachzuweisen, dass alle Festsetzungen des Bebauungsplanes eingehalten werden. Dies sind z. B.
  - die Geschossflächenzahl (GFZ),
  - Grundflächenzahl (GRZ),
  - die überbaubare Grundstücksfläche,
  - Nachweis der Geschossigkeit,
  - Nachweis der öffentlich-rechtlichen Erschließung,
  - Art der Nutzung des Bauvorhabens,
  - sonstige Festsetzungen des Bebauungsplanes.
  Zusätzlich ist der rechnerische Nachweis über die Höhe des Fußbodens des höchstgelegenen Aufenthaltsraumes über der Geländeoberfläche einzureichen.

• Stellplatzberechnung und Stellplatznachweis
  Die Anzahl der notwendigen Stellplätze ist zu berechnen. Die Anordnung der Stellplätze muss im Lageplan nachgewiesen werden.

• Erhebungsbogen für die Baustatistik
  Den "Erhebungsbogen für die Baustatistik" erhalten Sie bei der zuständigen Gemeinde-/Stadtverwaltung oder als Downloadformular (unter "Formulare").

Im Freistellungsverfahren fallen in der Regel keine Gebühren an, sofern Sie nicht die vorzeitige Mitteilung der Gemeinde nach § 63 Abs. 3 Satz 4 BauO NRW 2018 ehalten, dass kein Genehmigungsverfahren durchgeführt werden braucht. Im Fall einer solchen vorzeitigen Mitteilung durch die Stadt/Gemeinde kann diese nach der Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (AVwGebO NRW) eine Gebühr in Höhe von 50,00 Euro erheben.